Fem för

I de projekt jag arbetat med genom åren är det fem ord – som alla börjar på “för” – som har utkristalliserat sig som nödvändiga mål och ramar för att projektet ska gå bra. När något skaver i projektet, går det förmodligen att hitta både orsaken och lösningen med hjälp av “Fem för”.

1. Förutsättningar

   Alla måste få reda på vilka förutsättningarna är. Hur mycket tid, pengar och övriga resurser har vi? Vilka ska vara med i projektet? Vilka roller har vi? Vem har mandat att bestämma vad? Vem har ansvar för vad? Vad är det förväntade resultatet? Hur ser processen ut?

2. Förståelse

   Varför gör vi detta? Hur ser resultatet ut i detalj? Vad är prioriterat? Vad måste ingå (även om det inte är en del av huvudmålet)? Vem påverkas? På vilket sätt? Vilka andra processer behöver förändras? Hur? Vad motiverar detta för någon som blir påverkad negativt? Vilka vinster kommer vi att kunna göra? Tid? Renommé? Arbetsglädje? Erbjudande? Varför ser processen ut som den gör?

3. Förtroende

   Vilka är vi bakom våra roller? Vad är viktigt för vem? Vad får mig att må bra/dåligt? Vad är jag villig att offra för det gemensamma bästa? Vad är jag inte villig att offra? Vad kan jag bidra med utöver det som är självklart i min roll? Hur vill jag ha feedback/kritik? När vill jag ha det och när vill jag helst slippa? Jag känner att jag kan fokusera på mitt, att jag litar på att de andra gör sitt bästa och att de litar på att jag gör mitt bästa. Jag känner mig trygg med att jag kommer att få den information och de verktyg som jag behöver för att göra mitt jobb på bästa sätt.

4. Förväntningar

   Såhär ser jag framför mig att min/organisationens/arbetsgruppens situation kommer att se ut när vi är klara med projektet. Det här förväntar jag mig att jag/vi kommer att få igenom. Såhär förväntar jag mig att jag/vi kommer att arbeta i projektet. Såhär förväntar jag mig att vi prioriterar. Såhär förväntar jag mig att de olika momenten i vår process kommer att gå till. Såhär förväntar jag mig att vi hanterar avvikelser från resultatet/processen.

5. Förankring

   Jag känner att jag förstår och står bakom projektet och de vägval vi har gjort. Jag accepterar de beslut som missgynnar min situation eftersom jag förstår varför vi behövde göra den avvägningen och att det gynnar organisationen på det stora hela utifrån de förutsättningar vi har. Jag förstår projektet och målsättningen tillräckligt bra för att förmedla och förklara den för andra. Jag är stolt över mina kollegor och det sättet vi samarbetar på. Jag förstår vilka förväntningar som finns på mig och jag känner mig trygg med att jag kommer att kunna leva upp till dem – under förändringsarbetet och även fortsättningsvis när projektet är klart.